No dia 15 de março, a icônica Union Station, em Washington, D.C., ficou cor-de-rosa durante a noite. A movimentada estação de trem foi o local perfeito para sediar a Pink Tie Party. Trata-se assim do evento anual de assinatura do National Cherry Blossom Festival. Este ano, o evento recebeu pouco menos de 800 convidados.
“Às vezes você só precisa de uma mudança de cenário para redefinir sua mente para as possibilidades”, disse Lillian Iversen, vice-presidente do National Cherry Blossom Festival. Ela acrescentou sobre o evento: “Quando você está em um espaço por tantos anos seguidos, você definitivamente está acostumado com todos os detalhes e o que pode e não pode fazer. Então foi um desafio aceito e superado, em termos de trabalhar em um novo espaço.”
Passaporte para a Primavera
A Estação Union, o novo local e hub de transporte, inspirou então o tema deste ano para o evento: Passport to Spring (Passaporte para a Primavera).
“A equipe de eventos realmente abraçou a ideia de viagem, e identificamos três destinos icônicos da primavera: Paris, Tóquio e, é claro, Washington, D.C., para trazer tudo de volta para casa.”, disse Iversen.
Quando os convidados chegaram, receberam um passaporte para levar a cada sala ou ativação ao longo do evento para receber carimbos. Dessa forma, os visitantes com passaportes completamente carimbados receberam um saco de presente no final da noite. O conteúdo era então um brinde aleatório, como um vale-presente de $50 para um restaurante da área de D.C.
Os destinos
O primeiro desembarque foi em Paris, onde uma estrutura da Torre Eiffel ficava no meio de um bar central. Assim, o East Hall da Union Station foi transformado em um café parisiense completo com artistas de rua criando caricaturas. Além disso, havia um violinista, e uma apresentação de coquetel brilhante da Chambord. Iversen disse que o grande visual e a sensação da Union Station se encaixaram perfeitamente na decoração francesa.
Em Tóquio, os convidados tiveram um gostinho da vida noturna da cidade. O espaço apresentava um grande portão torii japonês, luzes neon brilhantes, um palco de karaokê, uma experiência de bar de realidade aumentada, e degustações de sushi e saquê. Os convidados também puderam desfrutar de máquinas de garra (chamadas de UFO catchers no Japão) e de uma cabine de fotos “espelho mágico” onde podiam posar para uma foto com um plano de fundo de uma calçada de Tóquio com árvores de cerejeira e o horizonte noturno.
No espaço dedicado a Washington, D.C., no Great Hall, os convidados puderam admirar um bar central marcado com uma réplica do Monumento a Washington, sabores de restaurantes locais, e o palco principal. Foi também onde o evento trouxe seu componente de moda, que teve grande sucesso no ano passado, com os convidados desfilando para mostrar seus trajes cor-de-rosa e estampados de flores, ou modelos desfilando em desfiles de moda durante a noite.
A estratégia da Union Station
Então, como fazer tudo isso enquanto o local ainda é uma estação de trem ativa e muito movimentada? A Union Station na verdade está bem equipada para eventos privados. Uma de suas entradas tem uma entrada dedicada para eventos privados; a Pink Tie Party usou quatro espaços que são alugáveis para eventos privados; e o Great Hall foi cercado por tubos e cortinas para que uma parte do espaço fosse segura e segmentada para longe dos viajantes indo para seus portões Amtrak/Marc ou viajantes que acabaram de chegar.
“Pessoas estavam chegando em D.C. e diziam, ‘Ah, o que está acontecendo?’ E nós dizíamos que era um evento do National Cherry Blossom Festival, então isso realmente se tornou uma ótima maneira de usar um pouco de estimulação visual para compartilhar mais sobre o festival.”, disse Iversen.
Suas lições para outros planejadores? “Mantenha suas opções abertas”, ela disse. “Continue a explorá-las ao máximo, porque o que você pode acabar tendo é algo que realmente cria entusiasmo e uma longa pista para aguardar o próximo ano.” Com uma risada ela acrescentou: “Tanta gente já está perguntando, ‘Como vocês vão superar isso?’ Nós vamos inventar algo.”
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