Eventos: Fazer o básico é a tendência

A comunidade de eventos relacionada ao setor M.I.C.E se reuniu no Centro de Convenções Rebouças, em São Paulo.

Na semana passada a comunidade de eventos relacionada ao setor M.I.C.E (Meetings, Incentives, Conferences, Exhibitions) se reuniu no Centro de Convenções Rebouças, em São Paulo, durante a realização da 20ª edição da Feira EBS.

Durante o congresso paralelo à feira, eu tive a honra de moderar um dos painéis ao lado da Vanessa Martin, uma craque do setor de eventos.

O objetivo foi discutir as novas expectativas dos participantes dos eventos. Será que neste período pandêmico de paralisações, cancelamentos, adiamentos e eventos virtuais as pessoas que participam dos diversos tipos de eventos tiveram alguma alteração nas suas expectativas? Essa era a dúvida.

Mas ao final do painel a conclusão é que a tendência é o óbvio! Isso mesmo, fazer o óbvio. Que a possibilidade de os participantes escolherem a forma de participação seja ela presencial ou virtual não é a discussão.

Isso está cada vez mais claro como um aprendizado básico que o setor como um todo obteve durante a após a pandemia. Aquele organizador(a) que não estiver “enxergando” isso, estará com sérios problemas para se tornar cada vez mais relevante.

Destino Curitiba foi apresentado na Feira EBS 2022, em São Paulo (Foto: Divulgação).

Mas se o híbrido não é tendência, é realidade e necessidade, o que é tendência então?? Pois é… aí que entra o óbvio!

Ter palestrantes que realmente entendam do tema que está sendo discutido, não ter apresentações “malho de vendas”, não ter palestrantes que sobem ao palco para ler a sua respectiva PPT, ter um número gerenciável de palestrantes para que cada um tenha tempo de falar o seu ponto de vista, não ter palestras de mais de 90 minutos, ter intervalos decentes para se conseguir fazer networking, ter comida e bebida em quantidade suficiente para todos os participantes, oferecer pontos de recarga de celular em quantidade e localização decentes, não entregar “bugigangas” ou impressos desnecessários , oferecer cadeiras confortáveis e não lotar as salas, não transformar as salas em “câmaras frigoríficas” ou “saunas a vapor”, ter banheiros limpos e sem cheiro de “fossa”, ter certeza que a quantidade de banheiros seja suficiente para atender a demanda, sistema de som com caixas que permitam todos escutarem o que está sendo falado no palco, ter certeza que os microfones funcionam e estão com baterias, Wi-Fi gratuito e que funcione com mais de 10 pessoas acessando ao mesmo tempo, bufês de comida sem filas “quilométricas”, opções de comida adequadas para todos os perfis, equipes de vallet compatíveis com a quantidade de carros, não fazer pesquisas longas e exaustivas sobre o evento, disponibilizar formas remotas e on demand sobre o conteúdo que foi apresentado, enviar as PPTs apresentadas sem ter que alguém pedir por favor, usar os comentários dos pesquisados no planejamento das próximas edições, não usar o email do participantes como uma lata de lixo de informações inúteis….

Ou seja, a lista de atividades básicas é longa e não termina aqui, e, o que é o pior de tudo é que todos os organizadores de eventos já conhecem essa lista de memória.

Não precisa de um painel de discussões em um congresso para chegar a essas conclusões. Quando será que deixamos de fazer o básico em eventos? Na hora de diminuir os investimentos? Por causa das concorrências predatórias? Por não conseguirmos mostrar um ROI dos investimentos necessários? Por estarmos achando que o virtual elimina o presencial?

Temos que pensar nisso. Mais do que pensar temos que agir e fazer.

Fazer o básico pode parecer o óbvio, mas são e sempre serão as novas e as velhas expectativas de qualquer participante de eventos. Sejam eles presenciais, virtuais ou híbridos.